國際太極拳聯盟秘書處職責

國際太極拳聯盟秘書處職責

Duties of the Secretariat of the Worl Tai Chi Chuan Federation

1. 1. 統籌與執行聯盟日常行政事務
      Coordinate and carry out the daily administrative operations of the Federation.

      • 協助主席與執行委員會推動聯盟決議與政策。

      • 確保聯盟內外事務溝通順暢、資料處理及時。

   2. 規劃與執行國際會議及相關活動
      Plan and implement international meetings and related events.

      • 包括世界年會、國際教練裁判研習會、技術論壇、交流活動等。

      • 起草通知、製作會議資料與執行行政協調。

   3. 會員單位聯繫與資料管理
      Maintain communication and manage records for member organizations.

      • 定期更新會員名冊與聯絡資訊。

      • 協助處理入會申請、年費管理及官方信函往來。

   4. 執行與監督聯盟章程與規範
      Enforce and oversee compliance with Federation rules and regulations.

      • 協助章程修訂與技術規則的制定。

      • 統整比賽爭議，提供技術與行政支援。

   5. 負責國際聯絡與對外窗口職能
      Serve as the official liaison for international communication.

      • 處理外國團體、個人來函來訪事宜。

      • 發布聯盟公告、邀請函與雙語通訊。

   6. 會議記錄與文書檔案管理
      Manage meeting records and documentation.

      • 撰寫會議紀錄、決議摘要與彙整資料。

      • 建立並維護聯盟官方檔案系統。

   7. 支援太極拳研究專輯與出版翻譯作業
      Assist with Tai Chi Chuan academic publications and translation work.

      • 協助中英文翻譯、編輯與彙整學術專輯或研究資料。

   8. 支援世界盃太極拳錦標賽之籌備與執行（每兩年一次）
      Support the preparation and execution of the biennial World Cup Tai Chi Chuan Championship.

      • 配合籌備流程、文件製作與進度管理。

      • 指派並培訓翻譯志工、現場英文志工，引導外賓並處理涉外事務。

      • 協助晚會主持、流程安排與多語溝通支援。

   9. 主辦或協助國際參訪活動，並負責會員國聯絡與訪問
      Organize or assist with international visits, and maintain contact with member nations.

      • 安排外賓接待、行程設計與參訪活動。

      • 聯絡並代表聯盟訪問各會員國與友會，促進國際合作與文化交流。

   10. 維護與更新國際聯盟部落格與網站資訊
       Maintain and update the Federation’s blog and website content.

       • 包含活動公告、相簿、賽事成績與新聞報導等內容更新。

   11. 支援總會講習與其他大型活動（視需要而定）
       Provide support for Federation-organized seminars and large-scale events as needed.

   • 包括行政支援、資料整理、現場接待與語言協助等事項。

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     國際聯盟秘書長的主要權責

     1. 行政與組織管理

     • 負責聯盟的日常行政運作與管理。
     • 組織並主持秘書處，分派與督導工作人員。
     • 維護與更新各項文書、紀錄與檔案。

     2. 溝通與聯繫

     • 作為理事會/主席團與各會員國、會員單位的主要聯絡窗口。
     • 發布官方通知、公文、決議與活動訊息。
     • 協調各國會員之間的溝通與合作。

     3. 會議與決策支持

     • 籌備、召集並安排聯盟的會議（例：年會、理事會、執委會）。
     • 負責會議議程、會議紀錄與後續追蹤執行。
     • 為主席與理事會提供決策所需的資料與報告。

     4. 策略與政策執行

     • 協助執行聯盟的章程、決議與長期發展規劃。
     • 確保聯盟的活動符合宗旨與國際規範。
     • 推動各種國際合作計畫與項目。

     5. 外交與公共關係

     • 代表聯盟參加國際會議、論壇及相關活動。
     • 建立並維護與各國組織、政府部門、國際機構的關係。
     • 對外發布聯盟立場、聲明與官方資訊。

     6. 財務與資源管理（通常與財務長合作）

     • 協助監督預算與財務使用狀況。
     • 審核財務報表，確保經費運用透明。
     • 爭取資金來源與外部贊助。

     7. 國際交流與推廣

     • 訪問各會員國，促進合作與交流。
     • 接待會員國來訪代表團。
     • 規劃與協助舉辦世界盃及各類國際比賽。
     • 推動聯盟在海外的推廣活動。
     • 協助吸收新會員國與海外組織加入，擴大國際影響力。
     • 促進跨國文化與體育交流，提升國際能見度。

     8. 組織架構與人力配置

     • 設置 副秘書長 若干名，分管不同職務（如行政、外務、賽事、財務、推廣等）。
     • 任命 幹事人員，負責日常文書、會議協調、會員服務等具體工作。
     • 組織並管理 志工團隊，支援大型賽事、活動與國際接待。
     • 建立分工明確、責任清楚的秘書處架構，以確保聯盟有效運作。

     9. 分會設置與監督（新增）

     • 負責 各國分會與各地分會的設立審核，確保符合聯盟章程與規範。
     • 審核分會申請文件，並報理事會或主席團批准。
     • 監督分會的運作，定期檢視其活動、財務與紀錄。
     • 提供分會運作的指導與協助，確保其與總會保持一致目標。
     • 規劃分會之間的合作與交流，強化聯盟整體發展。

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     👉 綜合來看：
     秘書長不僅是行政與外交核心，也是「總會與分會的橋樑」。
     他需要確保 總會—分會—會員 的運作一致、規範透明，才能讓聯盟持續發展壯大。